| 1 |
|
celem niniejszej procedury jest ułatwienie skutecznego zarządzania procesem odbywania podróży służbowych, a także określenie zasad ponoszenia wydatków w zakresie transportu i zakwaterowania w ramach podróży służbowych. założeniem jest ekonomiczne zarządzanie wydatkami z tytułu podróży służbowych oraz i jasne określenie odpowiedzialności pracowników w zakresie kontrolowania kosztów związanych z podróżą służbową oraz wydatków związanych z budżetem reprezentacyjnym, a także zwiększenia bezpieczeństwa w ramach podróży służbowych 2. adresat dokumentu procedura dotyczy wszystkich pracowników hilton foods ltd sp. z o.o., bez względu na fakt, czy ich podróż służbowa obejmuje podróż samolotem / pociągiem / promem / wypożyczonym samochodem, zakwaterowanie w hotelu, otrzymanie paszportu/wizy oraz inne elementy. 3. opis realizacji procesu kontrolowanie wydatków dotyczących podróży oraz posiłków służbowych, jest obowiązkiem każdego pracownika. oczekuje się, że przy autoryzowaniu wykorzystania i/lub wykorzystywaniu środków finansowych przedsiębiorstwa, pracownicy będą kierować się właściwym osądem. w związku z tym, iż podróże stanowią nieodzowną część prowadzenia działalności biznesowej, od zatrudnianych pracowników oczekuje się gotowości do podjęcia podróży służbowych zgodnie z niniejszymi wytycznymi oraz dostarczenia właściwej ich dokumentacji. wszelkie zmiany w niniejszych zasadach muszą zostać najpierw zatwierdzone przez dyrektora zarządzającego. nieprzestrzeganie niniejszej procedury może spowodować podjęcie kroków dyscyplinarnych włącznie ze zwolnieniem pracownika. 3.1 delegacja • wszelkie podróże powinny odbywać się wyłącznie w uzasadnionych przypadkach. przed dokonaniem rezerwacji pracownicy powinni upewnić się, że niemożliwe jest wykorzystanie alternatywnych sposobów komunikacji, takich jak wideokonferencja czy telekonferencja. • pracownicy powinni podać uzasadnienie wszelkich wyjazdów i uzyskać zgodę przełożonego na odbycie podróży przed rozpoczęciem procedury rezerwacyjnej. delegacja jest wymagana w przypadku konieczności poniesienia wydatków na transport lub zakwaterowanie w trakcie podróży służbowej (np. za bilety lotnicze, wynajęcie samochodu, bilety na pociąg, autobus, opłatę za hotel). • należy dokonać wszelkich starań aby procedura rezerwacyjna została dokonana na min. 14 dni przed planowaną podróżą – szczególnie w przypadku delegacji zagranicznych. przełożeni nie powinni zatwierdzać podróży służbowych po upłynięciu tego terminu, chyba, że nagle zaplanowany wyjazd jest uzasadniony. • pracownicy podróżujący powinni zapoznać się i stosować wszelkie niniejsze zasady podróżowania, celem minimalizacji jakiegokolwiek ryzyka zagrożenia bezpieczeństwa czy zdrowia. • w przypadku podróży do zjednoczonych emiratów arabskich, kuwejtu, libanu, jemenu, libii, syrii, arabii saudyjskiej, sudanu, iraku, iranu, bahrajnu i kataru należy się upewnić, że pracownik nie ma wbitej w paszporcie wizy izraelskiej. 3.1.1. proces rezerwacyjny asystentka dz nadaje numer delegacji i dokonuje rezerwacji na podstawie zawartych z biurami podróży/agencjami umów, dotyczących podróży (w tym zakup biletów itp.) lub poprzez internetowe narzędzie do dokonywania rezerwacji, zatwierdzone przez hilton foods ltd sp. z o.o. • zmiany dokonane w trakcie podróży muszą być zgłaszane asystentce dz. • w odpowiedzialności pracownika, asystentki dz i podległych dostawców usługi leży pozyskanie jak najlepszej oferty podczas organizacji podróży służbowej i zakwaterowania, poprzez wcześniejsze dokonywanie rezerwacji tam, gdzie możliwe jest dzięki temu obniżenie kosztów. • autoryzacja podróży musi być dokonana przez osobę na wyższym szczeblu zarządczym w organizacji (przełożony lub dyrektor zarządzający), nigdy przez osoby na tym samym lub niższym poziomie, za wyjątkiem dyrektora zarządzającego i kierownika hr, którzy mogą zatwierdzać podróże sobie nawzajem. • przełożeni nie powinni autoryzować podróży na mniej niż 7 dni od daty zaplanowanej podróży, chyba, że istnieje do tego uzasadnienie biznesowe. 3.2. przeloty w celu kontrolowania wydatków związanych z podróżami służbowymi, oczekuje się, że pracownicy hilton foods ltd sp. z o.o. będą akceptować najniższe uzasadnione opłaty lotnicze. firma hilton foods ltd sp. z o.o. zawarła porozumienia z dostawcami usług związanych z podróżami. zatwierdzone przez hilton foods ltd sp. z o.o. biuro zaoferuje preferencyjne ceny biletów lotniczych, chyba że uzasadniona niższa cena jest dostępna u rekomendowanego przez biuro podroży / grupę przewoźnika. należy pamiętać, iż wczesna rezerwacja zwiększa prawdopodobieństwo uzyskania niższych cen. loty krótkodystansowe są rezerwowane przez asystentkę dz / biuro podróży. natomiast loty długodystansowe, a także złożone rezerwacje tychże lotów obsługiwane są wyłącznie przez biuro podróży. 3.2.1. opłaty dodatkowe dotyczące przelotów możliwe jest wykupienie w uzasadnionych przypadkach dodatkowych usług za zgodą przełożonego i/lub dyrektora zarządzającego: • wcześniejsze wejście na pokład • wybór miejsca • podwyższenie klasy • bagaż podręczny (tanie linie lotnicze) • opłaty bagażowe • dodatkowe usługi (nadgabaryt itp.) dyrektor zarządzający oraz kierownictwo szczebla dz-1 obowiązkowo powinni mieć wykupione miejsce (najlepiej z większą przestrzenią na nogi) oraz wcześniejsze wejście na pokład/priority pass w celu uniknięcia odmowy lotu w przypadku nadrezerwacji (overbooking) linii lotniczych. a. klasa obsługi wszyscy pracownicy firmy hilton foods ltd sp. z o.o. odbywające podróże służbowe, powinny latać w klasie ekonomicznej, korzystając z najtańszej uzasadnionej oferty przewoźnika. wszelkie odejścia od tej reguły wymagają zgody dyrektora zarządzającego oraz muszą mieć uzasadnienie biznesowe. samolot czas podróży klasa lot <7 h ekonomiczna (wszyscy pracownicy) loty międzykontynentalne >7 h • najniższa cenowo klasa biznes dla członków elt i dyrektorów zarządzających • ekonomiczna dla pozostałych pracowników rezerwacja za pośrednictwem asystentki dz /biuro podróży pierwsza klasa dopuszczalna tylko wtedy, gdy jest to bezpłatny upgrade zastosowanie własnych programów lojalnościowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy dotyczy najniższej ceny przepustki lotniskowe do poczekalni przysługują osobom, których role wymagają regularnych podróży służbowych wyjątki: • w celach biznesowych podróżujący może odbywać lot wraz z dyrektorem zarządzającym w tej samej klasie. ten wyjątek dostępny jest jedynie na wniosek dyrektora zarządzającego. • podróżujący może towarzyszyć klientowi lub potencjalnemu klientowi, który leci w klasie biznes lub pierwszej. w takim przypadku konieczne jest wcześniejsze uzyskanie zgody od dyrektora zarządzającego. • wszystkie wnioski dotyczące wyjątków należy zamieścić w e-mailu i przekazać do wcześniejszego zatwierdzenia przez dyrektora zarządzającego • w sytuacji gdy bilety w klasie ekonomicznej, ekonomicznej plus i ekonomicznej premium są niedostępne, dozwolone jest zarezerwowanie biletów w klasie biznesowej lub zmiana miejsca/ godziny wylotu w klasie ekonomicznej. • w wyjątkowych przypadkach, gdy taryfa w klasie biznes jest tańsza niż najtańsze na dzień rezerwacji miejsce w klasie ekonomicznej, ekonomicznej plus czy ekonomicznej premium, możliwa jest rezerwacja tego lotu, pod warunkiem zatwierdzenia rezerwacji przez przełożonego. b. podróż wyższą/niższą klasą podróż wyższą klasą bez uzyskania upoważnienia: samowolne podwyższenie zarezerwowanej klasy podróży z ekonomicznej na ekonomiczną plus lub ekonomicznej premium na biznes uznaje się za osobisty wydatek, który nie podlega zwrotowi ze strony hilton foods ltd sp. z o.o. i pracownik jest zobowiązany pokryć tę różnicę w cenie. podróż niższą klasą bez uzyskania upoważnienia: osoba podróżująca nie może obniżać klasy podróży, aby subsydiować podróż w celach prywatnych bądź podróży osób towarzyszących. dodatkowo, nie można wprowadzać zmian w podróży, których celem będzie subsydiowanie innego etapu podróży – koszty zaoszczędzone w jednym obszarze nie mogą być wykorzystane do podwyższenia klasy i/lub na poczet innych wydatków. jeśli przewoźnik lotniczy z dowolnego powodu obniża klasę, zwrócone pieniądze należy przekazać hilton foods ltd sp. z o.o. c. ubezpieczenie przelotu podczas zakupu biletów lotniczych za pośrednictwem biura podróży zatwierdzonego przez hilton foods ltd sp. z o.o., lub asystentkę dz podróżujący zostają objęci ubezpieczeniem od wypadków dla osób udających się w podróż służbową. dodatkowe ubezpieczenia lotnicze nie stanowią wydatku, który będzie pokrywany przez hilton foods ltd sp. z o.o. d. podróż prywatna biuro podróży zatwierdzone przez hilton foods ltd sp. z o.o. może pomóc w rezerwacji podróży prywatnej będącej kontynuacja podróży służbowej na koszt pracownika. odpowiedzialność pracownika stanowi pokrycie dodatkowych wydatków, które mogą powstać w wyniku ewentualnej prywatnej części podróży. wydatki te muszą zostać pokryte z osobistej karty kredytowej/ gotówki osoby podróżującej. jeśli opłata za przelot nie może być wystawiona na podstawie osobnego biletu, pracownik musi zwrócić pieniądze firmie hilton foods ltd sp. z o.o. za pomocą osobistego przelewu lub wyrazić zgodę na potrącenie stosownej kwoty z wynagrodzenia. e. anulowane rezerwacje i zmiany jeśli zakupiono bilety na podróż, która następnie została anulowana, obowiązkiem każdego podróżującego (lub osoby planującej podróż) jest poinformowanie asystentki dz o odwołaniu podróży przed czasem wylotu. dzięki temu będzie możliwy zwrot pieniędzy za bilety elektroniczne lub ich udokumentowanie i wykorzystanie w przyszłości, jeśli nie podlegają one zwrotowi. jeśli zaistnieje potrzeba zmiany rezerwacji po wystawieniu biletu, pierwotny bilet w większości przypadków może być wymieniony na nowy – w związku z czym mogą zostać naliczone opłaty. jeśli wystawiono bilet papierowy, musi zostać natychmiast zwrócony do asystentki dz. f. zgubione bilety lotnicze w wyjątkowym przypadku, gdy bilet papierowy został wystawiony i zgubiony, aby uzyskać wsparcie, należy natychmiast skontaktować się z asystentką dz lub liniami lotniczymi, które bilet wystawiły. 3.3. transport naziemny w trakcie podróży służbowych należy korzystać z najbardziej racjonalnych pod względem kosztów środków transportu. pracownik powinien sprawdzić możliwość wykorzystania alternatywnego środka transportu (np. transferu z lotniska, taksówki itp.) przed wypożyczeniem samochodu. 3.3.1. wynajem samochodu • wszystkich rezerwacji samochodu należy dokonywać za pośrednictwem biura podróży. koszty rezerwacji samochodu dokonywanej za pomocą innego kanału rezerwacji lub firmy nie zostaną zwrócone. oczywiście istnieją uzasadnione wyjątki np. znaczne opóźnienie przewoźnika lub inne, nieleżące po stronie pracownika okoliczności, gdy wynajęcie samochodu zostanie przeprowadzone na miejscu. • wszyscy podróżujący są zobowiązani do wynajmowania średnich bądź mniejszych samochodów (klasa a-b). jeśli dwóch lub więcej podróżujących z firmy hilton foods ltd sp. z o.o. zdecyduje się podróżować wspólnie, osoba wynajmująca może wybrać duży samochód np. klasa b+ lub c. dyrektor zarządzający oraz kierownictwo szczebla dz-1 mogą wynajmować duże samochody, zgodnie z poniższą tabelą nazwa stanowiska samochód klasa dyrektor zarządzający klasa d+ kierownik generalny klasa d kierownik ds. personalnych kierownik ds. finansowych kierownik komercyjny group project engineer group head of applications kierownik ds. operacyjnych klasa c group audit manager kierownik ds. zakupów kierownik ds. systemów informatycznych kierownik ds. technicznych kierownik ds. planowania kierownik ds. ciągłego doskonalenia kierownik ds. jakości kierownik ds. npd audytorzy grupowi kierownik ds. logistyki klasa b • ze względów bezpieczeństwa samochodów nie można wynajmować do użytku w azji, indiach, środkowej lub południowej ameryce, afryce lub na bliskim wschodzie, o ile nie zostanie to wcześniej zatwierdzone przez dyrektora zarządzającego. • ubezpieczenie nie obejmuje wynajmu samochodu na cele osobiste/wypoczynkowe. • w razie wypadku pracownik powinien postępować zgodnie z następującymi procedurami: natychmiast skontaktować się z policją i złożyć zawiadomienie/ zgłoszenie o wypadku. jeśli w wypadku uczestniczyła inna osoba, należy pozyskać odpowiednie informacje, takie jak numer prawa jazdy, numer rejestracyjny samochodu i informacje o ubezpieczeniu. powiadomić lokalne biuro wynajmu samochodów, które wynajęło pojazd i wypełnić formularz dotyczący wypadku wynajętego samochodu. po powrocie należy przesłać kopię raportu policji, raport dotyczący wypadku wynajętego samochodu i umowę wynajmu do asystentki dz jeśli w wyniku wypadku odniesiono obrażenia, należy skontaktować się z kierownikiem hr. • mandaty za niewłaściwe parkowanie, przekroczenie prędkości lub inne naruszenia prawa nie będą opłacane przez spółkę i muszą być opłacone przed upływem wskazanego terminu. • wszystkie wydatki za wynajem samochodu powinny być naliczone na firmową kartę kredytową pracownika lub jego osobistą kartę kredytową, jeśli nie korzysta z programu firmowych kart. wyjątki od powyższych zasad muszą zostać wcześniej zatwierdzone przez kierownika finansowego i dyrektora zarządzającego. • aby otrzymać odpowiedni zwrot poniesionych kosztów, oryginalna kopia umowy wynajmu/ rezerwacja musi zostać załączona do rozliczenia delegacji. 3.3.2. samochody prywatne pracownicy mogą zostać poproszeni o wykorzystanie prywatnych samochodów w celu odbycia podróży służbowych. dodatek na pokrycie kosztów paliwa za podróż służbową oraz poniesione opłaty drogowe i opłaty za parkowanie podlegają zwrotowi. koszty paliwa będą zwracane w oparciu o ustaloną ogólną stawkę. dodatek na pokrycie kosztów paliwa powinien być naliczany w oparciu o cały odcinek, za wyjątkiem odcinka do biura, jeśli leży on na trasie przejazdu i zgodnie z lokalnymi wytycznymi podatkowymi. w gestii pracownika znajduje się wyłączna odpowiedzialność za prawidłowe ubezpieczenie swojego samochodu od uszkodzeń powstałych w trakcie odbywania podróży służbowych. 3.3.3. transport z domu na lotnisko/ taxi w przypadku transferu na lotnisko z miejsca zamieszkania / biura można skorzystać z usług firmy przewozowej / taksówkarskiej, jeśli koszt parkingu na lotnisku plus dodatek na pokrycie kosztów paliwa wynosi więcej, niż podróż w obie strony z wykorzystaniem usługi przewozowej. 3.3.4. parking na lotnisku podczas podróży służbowych pracownicy mogą korzystać z parkingów długoterminowych i krótkoterminowych. 3.3.5. korzystanie z taksówek dzienne opłaty za korzystanie z taksówek nie mogą przekraczać kosztu wynajęcia samochodu. 3.3.6. pkp/ kolej asystentka dz dokonuje rezerwacji na wszystkie połączenia kolejowe pociągami klasy tlk, ic, eic i eip oraz np. ceske drahy lub innych prywatnych przewoźników jak np. leo express. o konieczności zmiany lub anulowania biletu należy powiadomić asystentkę dz najszybciej jak to możliwe. pociąg <3 h 2 klasa >3 h 1 klasa 3.3.7. promy wszystkie rezerwacje przejazdu promem powinny być dokonane za pośrednictwem asystentki dz/ biura podróży w przypadku zabierania na prom samochodu, wszystkie dane samochodu muszą być podane asystentce dz/ biuru podróży, w celu dokonania rezerwacji. przejazdy promem dłuższe niż 2 godziny, muszą posiadać autoryzację przełożonego. 3.4. zakwaterowanie hilton foods ltd sp. z o.o. posiada wynegocjowane stawki oraz udogodnienia w hotelach znajdujących się w najważniejszych miejscach, do których odbywają się podróże służbowe. rezerwacji dokonuje asystentka dz / biuro podróży, zgodnie z lokalnie ustalonymi stawkami korporacyjnymi. rezerwacje jakichkolwiek innych hoteli, mają być dokonywane przez biuro podróży. zakwaterowanie powinno mieć miejsce nie więcej niż 20 km od zamierzonego miejsca pracy/ spotkania. hotele są uwzględnianie w zasadach, jeśli spełniają następujące wytyczne: • są to preferowane przez grupę i hilton foods ltd sp. z o.o. hotele zarezerwowane i opłacane zgodnie z preferencyjnymi stawkami. lista dostępna w biurze podróży. • są to preferowane przez grupę i hilton foods ltd sp. z o.o. hotele zarezerwowane i opłacone według stawek wyższych niż preferencyjne, jeśli: nie ma już w okolicy innych preferowanych przez grupę i hilton foods ltd sp. z o.o. hoteli dostępnych za preferencyjne stawki. w hotelach, które nie są preferowane, brak jest opcji zakwaterowania za niższą cenę. • jeśli w mieście, do którego odbywa się podróż nie ma preferowanego przez grupę i hilton foods ltd sp. z o.o. hotelu lub jeśli miejsce, w którym preferowany hotel się znajduje jest niepraktyczne – należy stosować stawki preferowane/klasę hotelu jako wytyczne przy rezerwacji alternatywnego zakwaterowania. jeśli pokoje danego typu w preferowanym hotelu zostały wyprzedane, asystentka dz/ biuro podróży podejmie starania odnośnie zakwaterowania podróżującego pracownika w pokoju za najlepszą dostępną cenę. pracownicy powinni uregulować rachunek w hotelu w dniu wyjazdu. przed wymeldowaniem się z hotelu należy dokładnie sprawdzić fakturę, aby upewnić się, że wszystko zostało poprawnie naliczone. nieprzestrzeganie zasad dotyczących hoteli może skutkować obciążeniem pracownika opłatą w wysokości różnicy w cenie. w skład stawek oferowanych hilton foods ltd sp. z o.o. wchodzą często różne udogodnienia. w gestii osoby podróżującej leży zapoznanie się z udogodnieniami wchodzącymi w skład oferty. jeśli w cenę pokoju wliczono śniadanie, zachęca się osoby podróżujące do skorzystania z niego. niniejsze zasady nie dotyczą sytuacji, w której pracownik bierze udział w kongresie lub spotkaniu i w hotelu, w którym to wydarzenie się odbywa wynegocjowana została specjalna cena dla gości. anulowanie pobytu w hotelu musi zostać dokonane przez pracownika lub za pośrednictwem asystentki dz/ biura podróży ( w zależności kto dokonywał rezerwacji) w zgodzie z zasadami dotyczącymi anulowania pobytu podanymi w rezerwacji pokoju, aby uniknąć opłat za niestawienie się w miejscu zakwaterowania. opłaty za niestawienie się w miejscu zakwaterowania naliczone z powodu zaniedbania pracownika, zostaną potrącone z jego wynagrodzenia. 3.5. diety podstawowe zasady dotyczące rozliczania delegacji zagranicznych: dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży, zgodnie z obowiązującymi w danym roku stawkami publikowanymi w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dz. u. z 2013 r. poz. 167). przy obliczaniu diet stosuje się zasady : • za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości • za niepełną dobę do 8godzin – 1/3 diety od 8 do 12 godzin – ½ diety ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości do rozliczenia delegacji zagranicznej przyjmuje się kurs średni nbp z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazd), do powrotu (powrót) po wykonaniu zadania 3.6. posiłki i budżet reprezentacyjny niniejszej kategorii nie należy mylić z indywidualnymi posiłkami dla podróżujących pracowników. hilton foods ltd sp. z o.o. zwróci pracownikom wydatki poniesione na potwierdzone posiłki służbowe, wydatki związane z budżetem reprezentacyjnym i wewnętrzny catering. aby wydatki związane z posiłkiem służbowym, budżetem reprezentacyjnym lub wewnętrzny catering mogły podlegać zwrotowi, w trakcie spotkania, bezpośrednio przed lub po nim muszą odbyć się rozmowy biznesowe i musi zostać wystawiona faktura, a także musi to być zgodne z polityką antyłapówkarską i antykorupcyjną spółki. 3.6.1. gościnnośc korporacyjna każda forma podarunku, rozrywki lub gościnności udzielona, otrzymana lub oferowana musi zostać zatwierdzona przez dyrektora zarządzającego. rcoo musi wcześniej wyrazić zgodę na wszelkie wydatki na prezenty, rozrywkę lub gościnność, których wartość przekracza 2500 złotych. każda forma prezentowa, rozrywkowa lub gościnna, wręczona, otrzymana lub oferowana, która przekracza równowartość 1200 złotych, musi zostać zarejestrowana w rejestrze gościnności; prowadzenie rejestru jest obowiązkiem każdego dyrektora zarządzającego. a. definicje „wewnętrzny posiłek biznesowy” to posiłek, w ramach którego odbywa się rozmowa biznesowa, a wszystkie osoby biorące w nim udział są pracownikami hilton foods ltd sp. z o.o. „zewnętrzny posiłek biznesowy” to posiłek, w którym bierze udział przynajmniej jedna osoba niebędąca pracownikiem hilton foods ltd sp. z o.o. (potencjalny lub obecny klient, dostawca, konsultant lub partner z branży). „budżet reprezentacyjny” obejmuje działalność właściwą pod kątem biznesowym. jeśli w jej ramach podawany jest posiłek, cały koszt rozliczany jest na poczet budżetu reprezentacyjnego. „wewnętrzny catering” to zorganizowane posiłki, odbywające się na miejscu, w związku z prowadzoną działalnością biznesową. 3.6.2. płatności wydatki związane z posiłkami biznesowymi oraz budżetem reprezentacyjnym należy raportować przełożonemu. pracownik nie musi raportować wydatków związanych z posiłkiem biznesowym lub budżetem reprezentacyjnym, jeśli w wydarzeniu brał udział jego przełożony. 3.7. osoby podróżujące nie zatrudnione w hilton foods ltd sp. z o.o wydatki związane z podróżą poniesione przez osoby niezatrudnione w hilton foods ltd sp. z o.o., które towarzyszą pracownikowi firmy w podróży służbowej, będą zwracane tylko w sytuacji, gdy obecność tych osób jest niezbędna lub wysoce pożądana z punktu widzenia celów biznesowych i tylko w wypadku, gdy wcześniej uzyskano pisemną zgodę dyrektora zarządzającego. aby uniknąć wątpliwości, wszystkie podróże, gościnności i rozrywki dotyczące dostawców i / lub klientów będą musiały być rejestrowane w odpowiednim rejestrze zgodnie z zapisami polityki antyłapówkarskiej i antykorupcyjnej. wszelkie prośby dostawcy lub klienta o opłacenie podróży będą musiały zostać uzgodnione z dyrektorem zarządzającym na piśmie. spółka może pokryć wydatki dotyczące reprezentacji, takie jak obiad / lunch. jeżeli jednak prawdopodobne jest, że udział klienta w takim wydarzeniu spowodowałby wydatek przekraczający kwotę 1200 pln –musi zostać on zatwierdzony przez dyrektora zarządzającego. każda forma prezentowa, rozrywkowa lub gościnna, wręczona, otrzymana lub oferowana, która przekracza równowartość 1200 złotych, musi zostać zarejestrowana w rejestrze gościnności. rcoo musi wcześniej wyrazić zgodę na wszelkie wydatki na prezenty, rozrywkę lub gościnność, których wartość przekracza 2500 złotych. rejestr grupy będzie prowadzony przez kontrolera finansowego grupy oraz przez każdego opco. 3.8. rozliczanie wydatków po odbyciu podróży i skompletowaniu dokumentów – pracownik zobowiązany jest do rozliczenia podróży służbowej w terminie do 14 dni po jej zakończeniu i nie później niż do 5. dnia miesiąca następującego po tym, w którym delegacja się zakończyła. w celu rozliczenia pracownik jest zobowiązany do wypełnienia w formie elektronicznej druku delegacji za pośrednictwem systemu concur lub analogicznego dokumentu w formie papierowej. w wersji papierowej wypełnione powinny zostać wszystkie oznaczone na żółty kolor pola. (szare pola wypełniane są przez dział finansów) w przypadku, gdy podróż służbowa w sposób bezpośredni wiąże się z odbiorcami takimi jak np. : ahold, tesco bądź rimi, w polu „uwagi” dopisuje się odpowiednio pierwszą literę: „/a”, „/t”, „/r”. w przypadku, gdy pracownik odbył podróż własnym samochodem, do rozliczenia dołącza się wypełniony druk: ewidencja przebiegu pojazdu. wypełniony druk delegacji musi być podpisany przez uprawnioną osobę, a następnie przekazany do działu finansów. autoryzacja wydatków poniesionych w ramach delegacji musi zawsze dokonywać się zgodnie z zasadami akceptacji (centra kosztowe i limity kwotowe) 3.9. metody płatności • wszystkim pracownikom posiadającym firmową kartę kredytową zaleca się korzystanie z niej do opłacania wydatków związanych z podróżami i budżetem reprezentacyjnym • wszystkie wydatki należy naliczać na firmową kartę kredytową. • firmowe karty kredytowe można wykorzystywać tylko w celach związanych z wykonywaną pracą. jeśli osobiste wydatki zostaną naliczone na firmową kartę, należy to wyszczególnić w rozliczeniu jako wydatek osobisty. • pracownicy posiadający karty firmowe mogą korzystać z nich do wypłacania gotówki z bankomatów. przed zatwierdzeniem płatności, wydatki opłacone za pomocą zaliczki gotówkowej wymagają takiej samej dokumentacji jak wydatki poniesione za pomocą firmowej karty kredytowej. uwaga: należy do rozliczenia dołączyć wyciąg/potwierdzenie z bankomatu. • pracownicy, którzy nie kwalifikują się do otrzymania firmowej karty kredytowej muszą korzystać ze swojej osobistej karty lub pobrać zaliczkę uprzednio zatwierdzoną przez przełożonego i zawartą w podpisanej delegacji. 3.10. wydatki różne 3.10.1. wydatki na opiekę medyczną • pracownicy podczas podroży służbowej powinni korzystać z opieki medycznej w razie nagłych, pilnych i nieprzewidywalnych wypadków, wymagających opieki ambulatoryjnej. • pracownik przed wyjazdem na zagraniczną delegację na terenie państw ue powinien zaopatrzyć się w kartę ekuz, która pozwoli na pokrycie bezgotówkowe świadczeń medycznych za granicą przez nfz dla tej części, w której za granicą służba zdrowia jest bezpłatna. 3.10.2. pomoc medyczna w nagłych wypadkach i ewakuacja w razie nagłego wypadku w trakcie odbywania podróży służbowej, w wyniku którego konieczna jest ewakuacja, dostawcy usług w zakresie ubezpieczeń firmy hilton foods ltd sp. z o.o. zapewniają określone wsparcie. podróżujący powinni informować dział hr o wszelkich nagłych wypadkach wymagających opieki medycznej tak szybko, jak to możliwe. 3.10.3. opłaty nie podlegające zapłacie przez pracodawcę • napoje alkoholowe zakupione bez związku z wydatkami reprezentacyjnymi lub zewnętrznymi posiłkami biznesowymi • torby na laptopa/walizki • opłaty pokładowe poniesione za przewóz zwierząt domowych • opłaty za opiekę nad dziećmi • kary za opóźnienie w uiszczeniu opłat związanych z korzystaniem z kart firmowych • opłaty wynikające z członkostwa w klubie linii lotniczych • przejazd pracowników z domu do biura w normalnym dniu pracy • mandaty lub karne opłaty parkingowe • opłaty wynikające z uczestnictwa w programach dla osób często podróżujących • dodatkowe koszty ubezpieczenia podróży • systemy gps, radio satelitarne, przedpłaty na paliwo lub opcje na zakupy paliwa w wynajętych samochodach • korzystanie z płatnej telewizji w miejscu zakwaterowania • rzeczy osobiste, które zostały zgubione, skradzione lub zniszczone w trakcie podróży służbowej. • leki oraz powtarzające się recepty • opłaty za transport, opłaty celne, podatki i inne opłaty związane z przewozem rzeczy osobistych. 3.11. spotkania/usługi grupowe grupowe podróże to takie, w których bierze udział dziesięciu lub więcej pracowników podróżujących do tego samego miejsca w celach związanych z działalnością firmy. wnioski o spotkania lub grupowe podróże służbowe należy przesyłać do asystentki dz, gdy wymagane są umowy dotyczące linii lotniczych, hoteli/centrów konferencyjnych i dostawców usług w zakresie transportu naziemnego. 3.12. wizyta w innych zakładach hfg odwiedzając zakłady hfg, należy postępować zgodnie ze szczegółowymi wskazówkami poniżej: • gospodarz zamawia i opłaca taksówki • hotele mają być rezerwowane przez biuro podróży/ asystentkę dz gospodarza i opłacane przez gościa/ firmę • lot i wynajem samochodu rezerwowane są przez biuro podroży/ asystentkę dz i opłacane przez gościa/ firmę 3.13. wizy • wszystkie wnioski dotyczące wiz powinny być realizowane za pośrednictwem asystentki dz. • przed skierowaniem zapytania do asystentki dz należy sprawdzić, czy pracownik ma paszport z okresem ważności przynajmniej 6 miesięcy lub zgodnie z wymogami kraju przeznaczenia. • wymagania dotyczące otrzymania wiz powinny być planowane z wyprzedzeniem. koszty procedur wizowych będą traktowane jako część kosztów podróży • w przypadku wielu krajów, aby otrzymać wizę należy w paszporcie mieć co najmniej 2 puste strony • nie należy potwierdzać rezerwacji podróży przed złożeniem wniosku wizowego i otrzymania potwierdzenia akceptacji wydania wizy. • w przypadku podróży do zjednoczonych emiratów arabskich, kuwejtu, libanu, jemenu, libii, syrii, arabii saudyjskiej, sudanu, iraku oraz iranu, bahrajnu i kataru należy się upewnić, że pracownik nie ma wbitej w paszporcie wizy izraelskiej. 3.14. świadomość kulturowa jako firma działająca w wielu krajach, spółka współpracuje z przedstawicielami różnych kultur, którzy mogą mieć różne podejście i perspektywy. poniższe linki do źródeł zewnętrznych pomogą zrozumieć i pokonywać te różnice. źródła te mogą pomóc lepiej zrozumieć, podobieństwa i różnice, a także pomóc w budowaniu jeszcze bardziej efektywnych relacji biznesowych. poniższe informacje oparte są na uznanej na całym świecie pracy holenderskiego psychologa społecznego geerta hofstede i fińskiej organizacji hofstede insights więcej informacji o modelu i narzędziach ułatwiających zrozumienie różnic kulturowych można znaleźć za pośrednictwem tych linków: https://www.hofstede-insights.com/models/national-culture/ https://www.hofstede-insights.com/product/compare-countries/ innym uznanym na arenie międzynarodowej opracowaniem na temat kultury narodowej jest trompenaars i hampden-turner. podsumowanie ich prac dotyczących różnorodności w globalnym biznesie można znaleźć poniżej: https://www.mindtools.com/blog/corporate/wp-content/uploads/sites/2/2014/09/seven-dimensions- culture.pdf więcej informacji na temat świadomości kulturowej można uzyskać od zespołu hr grupy. 3.15. media społecznościowe hilton foods ltd sp. z o.o. surowo zabrania udostępniania planów podróży służbowych na portalach społecznościowych, w tym na facebooku, instagramie i linkedin. osoby odbywające podróże mogą przesyłać plany podróży do innych osób w celu zapewniania odpowiedniej wygody i bezpieczeństwa podróży, ale informowanie o celu spotkania jest niedozwolone. należy unikać zamieszczania negatywnych „recenzji” lub komentarzy na temat preferowanych przez hilton foods ltd sp. z o.o. dostawców na portalach społecznościowych, takich jak facebook, twitter lub trip advisor. 4. załączniki: brak 5. dokumenty związane: hfp-fk-p01-i01_instrukcja rozliczania podróży służbowych 6. wprowadzone zmiany lp wersja + pkt dokumentu lub załącznika opis zmiany rodzaj zmiany* / przyczyna zmiany autor zmiany data wprowadzenia zmiany 1 a wdrożenie procedury włączenie w proces dokumentacji systemowej marta mücke-gorywoda 01.03.2021 2 a zweryfikowano bez wprowadzania zmian weryfikacja roczna magdalena opalach 2022-03-31 przygotowane przez : asystentka dz marta mücke – gorywoda sprawdzone przez : kierownik hr tomasz skudlik zatwierdzone do realizacji przez : dyrektor zarządzający maria śreniawska data : data : data : administratorem twoich danych osobowych jest hilton foods ltd spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w 43- 100 tychy ul. strefowa 31. krs 0000175476, nip 6772242930 tel.: +48 32 77 89 709 mail:http://www.hiltonfoods.pl klauzule informacyjne dot. ochrony danych osobowych znajdują się na tablicy ogłoszeń oraz w siedzibie spółki w 43-100 tychy ul. strefowa 31. • punkty dot. bezpieczeństwa w podróży służbowej • 1. przygotowanie do podróży • pracownik zobowiązany jest do zapoznania się z informacjami dotyczącymi kraju lub regionu docelowego (np. sytuacja polityczna, zdrowotna, klimatyczna). • należy sprawdzić aktualne zalecenia msz lub innych instytucji dotyczące bezpieczeństwa. • przed wyjazdem pracownik powinien przekazać przełożonemu plan podróży wraz z harmonogramem i miejscem zakwaterowania czy to jest potrzebne?. • zaleca się (kiedy jest obowiązkowe?) wykupienie odpowiedniego ubezpieczenia (obejmującego koszty leczenia, nnw, ewentualnie oc). • 2. dokumenty i dane • pracownik powinien posiadać ważne dokumenty (dowód osobisty/paszport, wizy, bilety) oraz ich kopie (w formie papierowej lub elektronicznej). • zaleca się przechowywanie kopii dokumentów w innym miejscu niż oryginały. • wrażliwe dane służbowe powinny być zabezpieczone (np. hasła, szyfrowanie urządzeń). • 3. bezpieczeństwo osobiste • pracownik powinien zachować szczególną ostrożność w miejscach publicznych, unikać niebezpiecznych dzielnic oraz zgromadzeń. • nie należy ujawniać osobom trzecim szczegółów dotyczących pobytu, firmy lub celu podróży. • w przypadku zagrożenia należy niezwłocznie skontaktować się z lokalnymi służbami oraz przełożonym. • 4. transport i przemieszczanie się • zaleca się korzystanie z legalnych i sprawdzonych środków transportu. • należy zachować ostrożność podczas korzystania z transportu publicznego oraz usług przewozowych. • pracownik powinien unikać podróży w godzinach nocnych w regionach podwyższonego ryzyka. • 5. zakwaterowanie • należy korzystać wyłącznie z wcześniej zatwierdzonych obiektów noclegowych. • po przybyciu do hotelu pracownik powinien zapoznać się z drogami ewakuacyjnymi. • w pokoju hotelowym należy zamykać drzwi i nie wpuszczać nieznanych osób. • 6. zdrowie i higiena • pracownik powinien przestrzegać zasad higieny i stosować się do zaleceń zdrowotnych obowiązujących w danym kraju. • w przypadku złego samopoczucia należy niezwłocznie skorzystać z opieki medycznej. • zaleca się posiadanie apteczki w samochodzie oraz niezbędnych leków. • 7. kontakt i komunikacja • w przypadku sytuacji nadzwyczajnych obowiązuje niezwłoczne poinformowanie firmy. • należy posiadać zapisane numery alarmowe oraz dane kontaktowe do placówki dyplomatycznej. • 8. postępowanie w sytuacjach kryzysowych • w przypadku zagrożenia życia lub zdrowia należy w pierwszej kolejności zadbać o własne bezpieczeństwo. • każde zdarzenie (np. wypadek, kradzież, choroba) powinno być niezwłocznie zgłoszone przełożonemu. • pracownik powinien stosować się do lokalnych przepisów i zaleceń służb. • bezpieczeństwo w podróży samochodem służbowym • 1. stan techniczny pojazdu • przed rozpoczęciem podróży pracownik zobowiązany jest sprawdzić podstawowe elementy pojazdu: stan opon, poziom paliwa, oświetlenie, płyny eksploatacyjne. • w przypadku stwierdzenia usterek pojazd nie powinien być użytkowany do czasu ich usunięcia. • 2. uprawnienia i trzeźwość • pojazd służbowy może prowadzić wyłącznie osoba posiadająca ważne uprawnienia do kierowania pojazdem. • bezwzględnie zabrania się prowadzenia pojazdu pod wpływem alkoholu, środków odurzających lub leków ograniczających zdolność prowadzenia. • 3. przestrzeganie przepisów drogowych • kierowca zobowiązany jest do bezwzględnego przestrzegania przepisów ruchu drogowego oraz zasad bezpiecznej jazdy. • należy dostosować prędkość do warunków drogowych, atmosferycznych oraz natężenia ruchu. • zabrania się korzystania z telefonu w sposób niezgodny z przepisami (bez zestawu głośnomówiącego). • 4. planowanie podróży • podróż powinna być zaplanowana z uwzględnieniem przerw na odpoczynek (zalecane minimum co 2–3 godziny). • należy unikać prowadzenia pojazdu w stanie zmęczenia lub senności. • trasa powinna być dobrana w sposób minimalizujący ryzyko (np. unikanie dróg o wysokiej liczbie wypadków, jazdy nocą jeśli to możliwe). • 5. bezpieczeństwo podczas jazdy • obowiązkowe jest korzystanie z pasów bezpieczeństwa przez kierowcę i pasażerów. • należy zachować bezpieczną odległość od innych pojazdów. • w czasie jazdy należy unikać czynności rozpraszających uwagę (np. obsługa urządzeń mobilnych, jedzenie). • 6. postój i parkowanie • pojazd należy parkować w miejscach dozwolonych, oświetlonych i – w miarę możliwości – monitorowanych. • po opuszczeniu pojazdu należy zamknąć go i zabezpieczyć (zamki, alarm). • nie należy pozostawiać w widocznym miejscu wartościowych przedmiotów ani dokumentów firmowych. • 7. postępowanie w razie wypadku lub awarii • w przypadku zdarzenia drogowego należy zabezpieczyć miejsce zdarzenia (trójkąt ostrzegawczy, światła awaryjne). • należy wezwać odpowiednie służby (policja, pogotowie, assistance) oraz poinformować przełożonego. • w przypadku awarii należy skorzystać z dostępnych usług pomocy drogowej. • każde zdarzenie powinno być udokumentowane zgodnie z procedurami firmowymi. • 8. odpowiedzialność pracownika • wszelkie nieprawidłowości, uszkodzenia lub zdarzenia drogowe należy niezwłocznie zgłaszać. • pojazd służbowy powinien być wykorzystywany zgodnie z jego przeznaczeniem i polityką firmy.
|
| |
1 |
celem niniejszej procedury jest ułatwienie skutecznego zarządzania procesem odbywania podróży służbowych, a także określenie zasad ponoszenia wydatków w zakresie transportu i zakwaterowania w ramach podróży służbowych. założeniem jest ekonomiczne zarządzanie wydatkami z tytułu podróży służbowych i jasne określenie odpowiedzialności pracowników w zakresie kontrolowania kosztów związanych z podróżą służbową oraz wydatków związanych z budżetem reprezentacyjnym, a także zwiększenia bezpieczeństwa w ramach podróży służbowych 2. adresat dokumentu procedura dotyczy wszystkich pracowników hilton foods ltd sp. z o.o., bez względu na fakt, czy ich podróż służbowa obejmuje podróż samolotem / pociągiem / promem / wypożyczonym samochodem, zakwaterowanie w hotelu, otrzymanie paszportu/wizy oraz inne elementy. 3. opis realizacji procesu kontrolowanie wydatków dotyczących podróży oraz posiłków służbowych, jest obowiązkiem każdego pracownika. oczekuje się, że przy autoryzowaniu wykorzystania i/lub wykorzystywaniu środków finansowych przedsiębiorstwa, pracownicy będą kierować się właściwym osądem. w związku z tym, iż podróże stanowią nieodzowną część prowadzenia działalności biznesowej, od zatrudnianych pracowników oczekuje się gotowości do podjęcia podróży służbowych zgodnie z niniejszymi wytycznymi oraz dostarczenia właściwej ich dokumentacji. wszelkie zmiany w niniejszych zasadach muszą zostać najpierw zatwierdzone przez dyrektora zarządzającego. nieprzestrzeganie niniejszej procedury może spowodować podjęcie kroków dyscyplinarnych włącznie ze zwolnieniem pracownika. 3.1 przygotowanie do podróży • pracownik zobowiązany jest do zapoznania się z informacjami dotyczącymi kraju lub regionu docelowego (np. sytuacja polityczna, zdrowotna, klimatyczna). • należy sprawdzić aktualne zalecenia msz lub innych instytucji dotyczące bezpieczeństwa. • przed wyjazdem pracownik powinien przekazać przełożonemu plan podróży wraz z harmonogramem i miejscem zakwaterowania czy to jest potrzebne?. • zaleca się (kiedy jest obowiązkowe?) wykupienie odpowiedniego ubezpieczenia (obejmującego koszty leczenia, nnw, ewentualnie oc). 3.2 delegacja • wszelkie podróże powinny odbywać się wyłącznie w uzasadnionych przypadkach. przed dokonaniem rezerwacji pracownicy powinni upewnić się, że niemożliwe jest wykorzystanie alternatywnych sposobów komunikacji, takich jak wideokonferencja czy telekonferencja. • pracownicy powinni podać uzasadnienie wszelkich wyjazdów i uzyskać zgodę przełożonego na odbycie podróży przed rozpoczęciem procedury rezerwacyjnej. delegacja jest wymagana w przypadku konieczności poniesienia wydatków na transport lub zakwaterowanie w trakcie podróży służbowej (np. za bilety lotnicze, wynajęcie samochodu, bilety na pociąg, autobus, opłatę za hotel). • należy dokonać wszelkich starań aby procedura rezerwacyjna została dokonana na min. 14 dni przed planowaną podróżą – szczególnie w przypadku delegacji zagranicznych. przełożeni nie powinni zatwierdzać podróży służbowych po upłynięciu tego terminu, chyba, że nagle zaplanowany wyjazd jest uzasadniony. • pracownicy podróżujący powinni zapoznać się i stosować wszelkie niniejsze zasady podróżowania, celem minimalizacji jakiegokolwiek ryzyka zagrożenia bezpieczeństwa czy zdrowia. • w przypadku podróży do zjednoczonych emiratów arabskich, kuwejtu, libanu, jemenu, libii, syrii, arabii saudyjskiej, sudanu, iraku, iranu, bahrajnu i kataru należy się upewnić, że pracownik nie ma wbitej w paszporcie wizy izraelskiej. 3.1.1. proces rezerwacyjny asystentka dz nadaje numer delegacji i dokonuje rezerwacji na podstawie zawartych z biurami podróży/agencjami umów, dotyczących podróży (w tym zakup biletów itp.) lub poprzez internetowe narzędzie do dokonywania rezerwacji, zatwierdzone przez hilton foods ltd sp. z o.o. • zmiany dokonane w trakcie podróży muszą być zgłaszane asystentce dz. • w odpowiedzialności pracownika, asystentki dz i podległych dostawców usługi leży pozyskanie jak najlepszej oferty podczas organizacji podróży służbowej i zakwaterowania, poprzez wcześniejsze dokonywanie rezerwacji tam, gdzie możliwe jest dzięki temu obniżenie kosztów. • autoryzacja podróży musi być dokonana przez osobę na wyższym szczeblu zarządczym w organizacji (przełożony lub dyrektor zarządzający), nigdy przez osoby na tym samym lub niższym poziomie, za wyjątkiem dyrektora zarządzającego i kierownika hr, którzy mogą zatwierdzać podróże sobie nawzajem. • przełożeni nie powinni autoryzować podróży na mniej niż 7 dni od daty zaplanowanej podróży, chyba, że istnieje do tego uzasadnienie biznesowe. 3.2. przeloty w celu kontrolowania wydatków związanych z podróżami służbowymi, oczekuje się, że pracownicy hilton foods ltd sp. z o.o. będą akceptować najniższe uzasadnione opłaty lotnicze. firma hilton foods ltd sp. z o.o. zawarła porozumienia z dostawcami usług związanych z podróżami. zatwierdzone przez hilton foods ltd sp. z o.o. biuro zaoferuje preferencyjne ceny biletów lotniczych, chyba że uzasadniona niższa cena jest dostępna u rekomendowanego przez biuro podroży / grupę przewoźnika. należy pamiętać, iż wczesna rezerwacja zwiększa prawdopodobieństwo uzyskania niższych cen. loty krótkodystansowe są rezerwowane przez asystentkę dz / biuro podróży. natomiast loty długodystansowe, a także złożone rezerwacje tychże lotów obsługiwane są wyłącznie przez biuro podróży. 3.2.1. opłaty dodatkowe dotyczące przelotów możliwe jest wykupienie w uzasadnionych przypadkach dodatkowych usług za zgodą przełożonego i/lub dyrektora zarządzającego: • wcześniejsze wejście na pokład • wybór miejsca • podwyższenie klasy • bagaż podręczny (tanie linie lotnicze) • opłaty bagażowe • dodatkowe usługi (nadgabaryt itp.) dyrektor zarządzający oraz kierownictwo szczebla dz-1 obowiązkowo powinni mieć wykupione miejsce (najlepiej z większą przestrzenią na nogi) oraz wcześniejsze wejście na pokład/priority pass w celu uniknięcia odmowy lotu w przypadku nadrezerwacji (overbooking) linii lotniczych. a. klasa obsługi wszyscy pracownicy firmy hilton foods ltd sp. z o.o. odbywające podróże służbowe, powinny latać w klasie ekonomicznej, korzystając z najtańszej uzasadnionej oferty przewoźnika. wszelkie odejścia od tej reguły wymagają zgody dyrektora zarządzającego oraz muszą mieć uzasadnienie biznesowe. samolot czas podróży klasa lot <7 h ekonomiczna (wszyscy pracownicy) loty międzykontynentalne >7 h • najniższa cenowo klasa biznes dla członków elt i dyrektorów zarządzających • ekonomiczna dla pozostałych pracowników rezerwacja za pośrednictwem asystentki dz /biuro podróży pierwsza klasa dopuszczalna tylko wtedy, gdy jest to bezpłatny upgrade zastosowanie własnych programów lojalnościowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy dotyczy najniższej ceny przepustki lotniskowe do poczekalni przysługują osobom, których role wymagają regularnych podróży służbowych wyjątki: • w celach biznesowych podróżujący może odbywać lot wraz z dyrektorem zarządzającym w tej samej klasie. ten wyjątek dostępny jest jedynie na wniosek dyrektora zarządzającego. • podróżujący może towarzyszyć klientowi lub potencjalnemu klientowi, który leci w klasie biznes lub pierwszej. w takim przypadku konieczne jest wcześniejsze uzyskanie zgody od dyrektora zarządzającego. • wszystkie wnioski dotyczące wyjątków należy zamieścić w e-mailu i przekazać do wcześniejszego zatwierdzenia przez dyrektora zarządzającego • w sytuacji gdy bilety w klasie ekonomicznej, ekonomicznej plus i ekonomicznej premium są niedostępne, dozwolone jest zarezerwowanie biletów w klasie biznesowej lub zmiana miejsca/ godziny wylotu w klasie ekonomicznej. • w wyjątkowych przypadkach, gdy taryfa w klasie biznes jest tańsza niż najtańsze na dzień rezerwacji miejsce w klasie ekonomicznej, ekonomicznej plus czy ekonomicznej premium, możliwa jest rezerwacja tego lotu, pod warunkiem zatwierdzenia rezerwacji przez przełożonego. b. podróż wyższą/niższą klasą podróż wyższą klasą bez uzyskania upoważnienia: samowolne podwyższenie zarezerwowanej klasy podróży z ekonomicznej na ekonomiczną plus lub ekonomicznej premium na biznes uznaje się za osobisty wydatek, który nie podlega zwrotowi ze strony hilton foods ltd sp. z o.o. i pracownik jest zobowiązany pokryć tę różnicę w cenie. podróż niższą klasą bez uzyskania upoważnienia: osoba podróżująca nie może obniżać klasy podróży, aby subsydiować podróż w celach prywatnych bądź podróży osób towarzyszących. dodatkowo, nie można wprowadzać zmian w podróży, których celem będzie subsydiowanie innego etapu podróży – koszty zaoszczędzone w jednym obszarze nie mogą być wykorzystane do podwyższenia klasy i/lub na poczet innych wydatków. jeśli przewoźnik lotniczy z dowolnego powodu obniża klasę, zwrócone pieniądze należy przekazać hilton foods ltd sp. z o.o. c. ubezpieczenie przelotu podczas zakupu biletów lotniczych za pośrednictwem biura podróży zatwierdzonego przez hilton foods ltd sp. z o.o., lub asystentkę dz podróżujący zostają objęci ubezpieczeniem od wypadków dla osób udających się w podróż służbową. dodatkowe ubezpieczenia lotnicze nie stanowią wydatku, który będzie pokrywany przez hilton foods ltd sp. z o.o. d. podróż prywatna biuro podróży zatwierdzone przez hilton foods ltd sp. z o.o. może pomóc w rezerwacji podróży prywatnej będącej kontynuacja podróży służbowej na koszt pracownika. odpowiedzialność pracownika stanowi pokrycie dodatkowych wydatków, które mogą powstać w wyniku ewentualnej prywatnej części podróży. wydatki te muszą zostać pokryte z osobistej karty kredytowej/ gotówki osoby podróżującej. jeśli opłata za przelot nie może być wystawiona na podstawie osobnego biletu, pracownik musi zwrócić pieniądze firmie hilton foods ltd sp. z o.o. za pomocą osobistego przelewu lub wyrazić zgodę na potrącenie stosownej kwoty z wynagrodzenia. e. anulowane rezerwacje i zmiany jeśli zakupiono bilety na podróż, która następnie została anulowana, obowiązkiem każdego podróżującego (lub osoby planującej podróż) jest poinformowanie asystentki dz o odwołaniu podróży przed czasem wylotu. dzięki temu będzie możliwy zwrot pieniędzy za bilety elektroniczne lub ich udokumentowanie i wykorzystanie w przyszłości, jeśli nie podlegają one zwrotowi. jeśli zaistnieje potrzeba zmiany rezerwacji po wystawieniu biletu, pierwotny bilet w większości przypadków może być wymieniony na nowy – w związku z czym mogą zostać naliczone opłaty. jeśli wystawiono bilet papierowy, musi zostać natychmiast zwrócony do asystentki dz. f. zgubione bilety lotnicze w wyjątkowym przypadku, gdy bilet papierowy został wystawiony i zgubiony, aby uzyskać wsparcie, należy natychmiast skontaktować się z asystentką dz lub liniami lotniczymi, które bilet wystawiły. 3.3. transport naziemny w trakcie podróży służbowych należy korzystać z najbardziej racjonalnych pod względem kosztów środków transportu. pracownik powinien sprawdzić możliwość wykorzystania alternatywnego środka transportu (np. transferu z lotniska, taksówki itp.) przed wypożyczeniem samochodu. 3.3.1. wynajem samochodu • wszystkich rezerwacji samochodu należy dokonywać za pośrednictwem biura podróży. koszty rezerwacji samochodu dokonywanej za pomocą innego kanału rezerwacji lub firmy nie zostaną zwrócone. oczywiście istnieją uzasadnione wyjątki np. znaczne opóźnienie przewoźnika lub inne, nieleżące po stronie pracownika okoliczności, gdy wynajęcie samochodu zostanie przeprowadzone na miejscu. • wszyscy podróżujący są zobowiązani do wynajmowania średnich bądź mniejszych samochodów (klasa a-b). jeśli dwóch lub więcej podróżujących z firmy hilton foods ltd sp. z o.o. zdecyduje się podróżować wspólnie, osoba wynajmująca może wybrać duży samochód np. klasa b+ lub c. dyrektor zarządzający oraz kierownictwo szczebla dz-1 mogą wynajmować duże samochody, zgodnie z poniższą tabelą nazwa stanowiska samochód klasa dyrektor zarządzający klasa d+ kierownik generalny klasa d kierownik ds. personalnych kierownik ds. finansowych kierownik komercyjny group project engineer group head of applications kierownik ds. operacyjnych klasa c group audit manager kierownik ds. zakupów kierownik ds. systemów informatycznych kierownik ds. technicznych kierownik ds. planowania kierownik ds. ciągłego doskonalenia kierownik ds. jakości kierownik ds. npd audytorzy grupowi kierownik ds. logistyki klasa b • ze względów bezpieczeństwa samochodów nie można wynajmować do użytku w azji, indiach, środkowej lub południowej ameryce, afryce lub na bliskim wschodzie, o ile nie zostanie to wcześniej zatwierdzone przez dyrektora zarządzającego. • ubezpieczenie nie obejmuje wynajmu samochodu na cele osobiste/wypoczynkowe. • w razie wypadku pracownik powinien postępować zgodnie z następującymi procedurami: natychmiast skontaktować się z policją i złożyć zawiadomienie/ zgłoszenie o wypadku. jeśli w wypadku uczestniczyła inna osoba, należy pozyskać odpowiednie informacje, takie jak numer prawa jazdy, numer rejestracyjny samochodu i informacje o ubezpieczeniu. powiadomić lokalne biuro wynajmu samochodów, które wynajęło pojazd i wypełnić formularz dotyczący wypadku wynajętego samochodu. po powrocie należy przesłać kopię raportu policji, raport dotyczący wypadku wynajętego samochodu i umowę wynajmu do asystentki dz jeśli w wyniku wypadku odniesiono obrażenia, należy skontaktować się z kierownikiem hr. • mandaty za niewłaściwe parkowanie, przekroczenie prędkości lub inne naruszenia prawa nie będą opłacane przez spółkę i muszą być opłacone przed upływem wskazanego terminu. • wszystkie wydatki za wynajem samochodu powinny być naliczone na firmową kartę kredytową pracownika lub jego osobistą kartę kredytową, jeśli nie korzysta z programu firmowych kart. wyjątki od powyższych zasad muszą zostać wcześniej zatwierdzone przez kierownika finansowego i dyrektora zarządzającego. • aby otrzymać odpowiedni zwrot poniesionych kosztów, oryginalna kopia umowy wynajmu/ rezerwacja musi zostać załączona do rozliczenia delegacji. 3.3.2. podróż samochodem służbowym stan techniczny pojazdu przed rozpoczęciem podróży pracownik zobowiązany jest sprawdzić podstawowe elementy pojazdu: stan opon, poziom paliwa, oświetlenie, płyny eksploatacyjne. w przypadku stwierdzenia usterek pojazd nie powinien być użytkowany do czasu ich usunięcia. uprawnienia i trzeźwość pojazd służbowy może prowadzić wyłącznie osoba posiadająca ważne uprawnienia do kierowania pojazdem. bezwzględnie zabrania się prowadzenia pojazdu pod wpływem alkoholu, środków odurzających lub leków ograniczających zdolność prowadzenia. przestrzeganie przepisów drogowych kierowca zobowiązany jest do bezwzględnego przestrzegania przepisów ruchu drogowego oraz zasad bezpiecznej jazdy. należy dostosować prędkość do warunków drogowych, atmosferycznych oraz natężenia ruchu. zabrania się korzystania z telefonu w sposób niezgodny z przepisami (bez zestawu głośnomówiącego). planowanie podróży podróż powinna być zaplanowana z uwzględnieniem przerw na odpoczynek (zalecane minimum co 2–3 godziny). należy unikać prowadzenia pojazdu w stanie zmęczenia lub senności. trasa powinna być dobrana w sposób minimalizujący ryzyko (np. unikanie dróg o wysokiej liczbie wypadków, jazdy nocą jeśli to możliwe). bezpieczeństwo podczas jazdy obowiązkowe jest korzystanie z pasów bezpieczeństwa przez kierowcę i pasażerów. należy zachować bezpieczną odległość od innych pojazdów. w czasie jazdy należy unikać czynności rozpraszających uwagę (np. obsługa urządzeń mobilnych, jedzenie). postój i parkowanie pojazd należy parkować w miejscach dozwolonych, oświetlonych i – w miarę możliwości – monitorowanych. po opuszczeniu pojazdu należy zamknąć go i zabezpieczyć (zamki, alarm). nie należy pozostawiać w widocznym miejscu wartościowych przedmiotów ani dokumentów firmowych. postępowanie w razie wypadku lub awarii w przypadku zdarzenia drogowego należy zabezpieczyć miejsce zdarzenia (trójkąt ostrzegawczy, światła awaryjne). należy wezwać odpowiednie służby (policja, pogotowie, assistance) oraz poinformować przełożonego. w przypadku awarii należy skorzystać z dostępnych usług pomocy drogowej. każde zdarzenie powinno być udokumentowane zgodnie z procedurami firmowymi. odpowiedzialność pracownika wszelkie nieprawidłowości, uszkodzenia lub zdarzenia drogowe należy niezwłocznie zgłaszać. pojazd służbowy powinien być wykorzystywany zgodnie z jego przeznaczeniem i polityką firmy. 3.3.3. samochody prywatne pracownicy mogą zostać poproszeni o wykorzystanie prywatnych samochodów w celu odbycia podróży służbowych. dodatek na pokrycie kosztów paliwa za podróż służbową oraz poniesione opłaty drogowe i opłaty za parkowanie podlegają zwrotowi. koszty paliwa będą zwracane w oparciu o ustaloną ogólną stawkę. dodatek na pokrycie kosztów paliwa powinien być naliczany w oparciu o cały odcinek, za wyjątkiem odcinka do biura, jeśli leży on na trasie przejazdu i zgodnie z lokalnymi wytycznymi podatkowymi. w gestii pracownika znajduje się wyłączna odpowiedzialność za prawidłowe ubezpieczenie swojego samochodu od uszkodzeń powstałych w trakcie odbywania podróży służbowych. 3.3.4. transport z domu na lotnisko/ taxi w przypadku transferu na lotnisko z miejsca zamieszkania / biura można skorzystać z usług firmy przewozowej / taksówkarskiej, jeśli koszt parkingu na lotnisku plus dodatek na pokrycie kosztów paliwa wynosi więcej, niż podróż w obie strony z wykorzystaniem usługi przewozowej. 3.3.5. parking na lotnisku podczas podróży służbowych pracownicy mogą korzystać z parkingów długoterminowych i krótkoterminowych. 3.3.6. korzystanie z taksówek dzienne opłaty za korzystanie z taksówek nie mogą przekraczać kosztu wynajęcia samochodu. 3.3.7. pkp/ kolej asystentka dz dokonuje rezerwacji na wszystkie połączenia kolejowe pociągami klasy tlk, ic, eic i eip oraz np. ceske drahy lub innych prywatnych przewoźników jak np. leo express. o konieczności zmiany lub anulowania biletu należy powiadomić asystentkę dz najszybciej jak to możliwe. pociąg <3 h 2 klasa >3 h 1 klasa 3.3.8. promy wszystkie rezerwacje przejazdu promem powinny być dokonane za pośrednictwem asystentki dz/ biura podróży w przypadku zabierania na prom samochodu, wszystkie dane samochodu muszą być podane asystentce dz/ biuru podróży, w celu dokonania rezerwacji. przejazdy promem dłuższe niż 2 godziny, muszą posiadać autoryzację przełożonego. 3.4. zakwaterowanie hilton foods ltd sp. z o.o. posiada wynegocjowane stawki oraz udogodnienia w hotelach znajdujących się w najważniejszych miejscach, do których odbywają się podróże służbowe. rezerwacji dokonuje asystentka dz / biuro podróży, zgodnie z lokalnie ustalonymi stawkami korporacyjnymi. rezerwacje jakichkolwiek innych hoteli, mają być dokonywane przez biuro podróży. zakwaterowanie powinno mieć miejsce nie więcej niż 20 km od zamierzonego miejsca pracy/ spotkania. hotele są uwzględnianie w zasadach, jeśli spełniają następujące wytyczne: • są to preferowane przez grupę i hilton foods ltd sp. z o.o. hotele zarezerwowane i opłacane zgodnie z preferencyjnymi stawkami. lista dostępna w biurze podróży. • są to preferowane przez grupę i hilton foods ltd sp. z o.o. hotele zarezerwowane i opłacone według stawek wyższych niż preferencyjne, jeśli: nie ma już w okolicy innych preferowanych przez grupę i hilton foods ltd sp. z o.o. hoteli dostępnych za preferencyjne stawki. w hotelach, które nie są preferowane, brak jest opcji zakwaterowania za niższą cenę. • jeśli w mieście, do którego odbywa się podróż nie ma preferowanego przez grupę i hilton foods ltd sp. z o.o. hotelu lub jeśli miejsce, w którym preferowany hotel się znajduje jest niepraktyczne – należy stosować stawki preferowane/klasę hotelu jako wytyczne przy rezerwacji alternatywnego zakwaterowania. jeśli pokoje danego typu w preferowanym hotelu zostały wyprzedane, asystentka dz/ biuro podróży podejmie starania odnośnie zakwaterowania podróżującego pracownika w pokoju za najlepszą dostępną cenę. pracownicy powinni uregulować rachunek w hotelu w dniu wyjazdu. przed wymeldowaniem się z hotelu należy dokładnie sprawdzić fakturę, aby upewnić się, że wszystko zostało poprawnie naliczone. nieprzestrzeganie zasad dotyczących hoteli może skutkować obciążeniem pracownika opłatą w wysokości różnicy w cenie. w skład stawek oferowanych hilton foods ltd sp. z o.o. wchodzą często różne udogodnienia. w gestii osoby podróżującej leży zapoznanie się z udogodnieniami wchodzącymi w skład oferty. jeśli w cenę pokoju wliczono śniadanie, zachęca się osoby podróżujące do skorzystania z niego. niniejsze zasady nie dotyczą sytuacji, w której pracownik bierze udział w kongresie lub spotkaniu i w hotelu, w którym to wydarzenie się odbywa wynegocjowana została specjalna cena dla gości. anulowanie pobytu w hotelu musi zostać dokonane przez pracownika lub za pośrednictwem asystentki dz/ biura podróży ( w zależności kto dokonywał rezerwacji) w zgodzie z zasadami dotyczącymi anulowania pobytu podanymi w rezerwacji pokoju, aby uniknąć opłat za niestawienie się w miejscu zakwaterowania. opłaty za niestawienie się w miejscu zakwaterowania naliczone z powodu zaniedbania pracownika, zostaną potrącone z jego wynagrodzenia. 3.5. diety podstawowe zasady dotyczące rozliczania delegacji zagranicznych: dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży, zgodnie z obowiązującymi w danym roku stawkami publikowanymi w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dz. u. z 2013 r. poz. 167). przy obliczaniu diet stosuje się zasady : • za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości • za niepełną dobę do 8godzin – 1/3 diety od 8 do 12 godzin – ½ diety ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości do rozliczenia delegacji zagranicznej przyjmuje się kurs średni nbp z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazd), do powrotu (powrót) po wykonaniu zadania 3.6. posiłki i budżet reprezentacyjny niniejszej kategorii nie należy mylić z indywidualnymi posiłkami dla podróżujących pracowników. hilton foods ltd sp. z o.o. zwróci pracownikom wydatki poniesione na potwierdzone posiłki służbowe, wydatki związane z budżetem reprezentacyjnym i wewnętrzny catering. aby wydatki związane z posiłkiem służbowym, budżetem reprezentacyjnym lub wewnętrzny catering mogły podlegać zwrotowi, w trakcie spotkania, bezpośrednio przed lub po nim muszą odbyć się rozmowy biznesowe i musi zostać wystawiona faktura, a także musi to być zgodne z polityką antyłapówkarską i antykorupcyjną spółki. 3.6.1. gościnnośc korporacyjna każda forma podarunku, rozrywki lub gościnności udzielona, otrzymana lub oferowana musi zostać zatwierdzona przez dyrektora zarządzającego. rcoo musi wcześniej wyrazić zgodę na wszelkie wydatki na prezenty, rozrywkę lub gościnność, których wartość przekracza 2500 złotych. każda forma prezentowa, rozrywkowa lub gościnna, wręczona, otrzymana lub oferowana, która przekracza równowartość 1200 złotych, musi zostać zarejestrowana w rejestrze gościnności; prowadzenie rejestru jest obowiązkiem każdego dyrektora zarządzającego. a. definicje „wewnętrzny posiłek biznesowy” to posiłek, w ramach którego odbywa się rozmowa biznesowa, a wszystkie osoby biorące w nim udział są pracownikami hilton foods ltd sp. z o.o. „zewnętrzny posiłek biznesowy” to posiłek, w którym bierze udział przynajmniej jedna osoba niebędąca pracownikiem hilton foods ltd sp. z o.o. (potencjalny lub obecny klient, dostawca, konsultant lub partner z branży). „budżet reprezentacyjny” obejmuje działalność właściwą pod kątem biznesowym. jeśli w jej ramach podawany jest posiłek, cały koszt rozliczany jest na poczet budżetu reprezentacyjnego. „wewnętrzny catering” to zorganizowane posiłki, odbywające się na miejscu, w związku z prowadzoną działalnością biznesową. 3.6.2. płatności wydatki związane z posiłkami biznesowymi oraz budżetem reprezentacyjnym należy raportować przełożonemu. pracownik nie musi raportować wydatków związanych z posiłkiem biznesowym lub budżetem reprezentacyjnym, jeśli w wydarzeniu brał udział jego przełożony. 3.7. osoby podróżujące nie zatrudnione w hilton foods ltd sp. z o.o wydatki związane z podróżą poniesione przez osoby niezatrudnione w hilton foods ltd sp. z o.o., które towarzyszą pracownikowi firmy w podróży służbowej, będą zwracane tylko w sytuacji, gdy obecność tych osób jest niezbędna lub wysoce pożądana z punktu widzenia celów biznesowych i tylko w wypadku, gdy wcześniej uzyskano pisemną zgodę dyrektora zarządzającego. aby uniknąć wątpliwości, wszystkie podróże, gościnności i rozrywki dotyczące dostawców i / lub klientów będą musiały być rejestrowane w odpowiednim rejestrze zgodnie z zapisami polityki antyłapówkarskiej i antykorupcyjnej. wszelkie prośby dostawcy lub klienta o opłacenie podróży będą musiały zostać uzgodnione z dyrektorem zarządzającym na piśmie. spółka może pokryć wydatki dotyczące reprezentacji, takie jak obiad / lunch. jeżeli jednak prawdopodobne jest, że udział klienta w takim wydarzeniu spowodowałby wydatek przekraczający kwotę 1200 pln –musi zostać on zatwierdzony przez dyrektora zarządzającego. każda forma prezentowa, rozrywkowa lub gościnna, wręczona, otrzymana lub oferowana, która przekracza równowartość 1200 złotych, musi zostać zarejestrowana w rejestrze gościnności. rcoo musi wcześniej wyrazić zgodę na wszelkie wydatki na prezenty, rozrywkę lub gościnność, których wartość przekracza 2500 złotych. rejestr grupy będzie prowadzony przez kontrolera finansowego grupy oraz przez każdego opco. 3.8. rozliczanie wydatków po odbyciu podróży i skompletowaniu dokumentów – pracownik zobowiązany jest do rozliczenia podróży służbowej w terminie do 14 dni po jej zakończeniu i nie później niż do 5. dnia miesiąca następującego po tym, w którym delegacja się zakończyła. w celu rozliczenia pracownik jest zobowiązany do wypełnienia w formie elektronicznej druku delegacji za pośrednictwem systemu concur lub analogicznego dokumentu w formie papierowej. w wersji papierowej wypełnione powinny zostać wszystkie oznaczone na żółty kolor pola. (szare pola wypełniane są przez dział finansów) w przypadku, gdy podróż służbowa w sposób bezpośredni wiąże się z odbiorcami takimi jak np. : ahold, tesco bądź rimi, w polu „uwagi” dopisuje się odpowiednio pierwszą literę: „/a”, „/t”, „/r”. w przypadku, gdy pracownik odbył podróż własnym samochodem, do rozliczenia dołącza się wypełniony druk: ewidencja przebiegu pojazdu. wypełniony druk delegacji musi być podpisany przez uprawnioną osobę, a następnie przekazany do działu finansów. autoryzacja wydatków poniesionych w ramach delegacji musi zawsze dokonywać się zgodnie z zasadami akceptacji (centra kosztowe i limity kwotowe) 3.9. metody płatności • wszystkim pracownikom posiadającym firmową kartę kredytową zaleca się korzystanie z niej do opłacania wydatków związanych z podróżami i budżetem reprezentacyjnym • wszystkie wydatki należy naliczać na firmową kartę kredytową. • firmowe karty kredytowe można wykorzystywać tylko w celach związanych z wykonywaną pracą. jeśli osobiste wydatki zostaną naliczone na firmową kartę, należy to wyszczególnić w rozliczeniu jako wydatek osobisty. • pracownicy posiadający karty firmowe mogą korzystać z nich do wypłacania gotówki z bankomatów. przed zatwierdzeniem płatności, wydatki opłacone za pomocą zaliczki gotówkowej wymagają takiej samej dokumentacji jak wydatki poniesione za pomocą firmowej karty kredytowej. uwaga: należy do rozliczenia dołączyć wyciąg/potwierdzenie z bankomatu. • pracownicy, którzy nie kwalifikują się do otrzymania firmowej karty kredytowej muszą korzystać ze swojej osobistej karty lub pobrać zaliczkę uprzednio zatwierdzoną przez przełożonego i zawartą w podpisanej delegacji. 3.10. wydatki różne 3.10.1. wydatki na opiekę medyczną • pracownicy podczas podroży służbowej powinni korzystać z opieki medycznej w razie nagłych, pilnych i nieprzewidywalnych wypadków, wymagających opieki ambulatoryjnej. • pracownik przed wyjazdem na zagraniczną delegację na terenie państw ue powinien zaopatrzyć się w kartę ekuz, która pozwoli na pokrycie bezgotówkowe świadczeń medycznych za granicą przez nfz dla tej części, w której za granicą służba zdrowia jest bezpłatna. 3.10.2. pomoc medyczna w nagłych wypadkach i ewakuacja w razie nagłego wypadku w trakcie odbywania podróży służbowej, w wyniku którego konieczna jest ewakuacja, dostawcy usług w zakresie ubezpieczeń firmy hilton foods ltd sp. z o.o. zapewniają określone wsparcie. podróżujący powinni informować dział hr o wszelkich nagłych wypadkach wymagających opieki medycznej tak szybko, jak to możliwe. 3.10.3. opłaty nie podlegające zapłacie przez pracodawcę • napoje alkoholowe zakupione bez związku z wydatkami reprezentacyjnymi lub zewnętrznymi posiłkami biznesowymi • torby na laptopa/walizki • opłaty pokładowe poniesione za przewóz zwierząt domowych • opłaty za opiekę nad dziećmi • kary za opóźnienie w uiszczeniu opłat związanych z korzystaniem z kart firmowych • opłaty wynikające z członkostwa w klubie linii lotniczych • przejazd pracowników z domu do biura w normalnym dniu pracy • mandaty lub karne opłaty parkingowe • opłaty wynikające z uczestnictwa w programach dla osób często podróżujących • dodatkowe koszty ubezpieczenia podróży • systemy gps, radio satelitarne, przedpłaty na paliwo lub opcje na zakupy paliwa w wynajętych samochodach • korzystanie z płatnej telewizji w miejscu zakwaterowania • rzeczy osobiste, które zostały zgubione, skradzione lub zniszczone w trakcie podróży służbowej. • leki oraz powtarzające się recepty • opłaty za transport, opłaty celne, podatki i inne opłaty związane z przewozem rzeczy osobistych. 3.11. spotkania/usługi grupowe grupowe podróże to takie, w których bierze udział dziesięciu lub więcej pracowników podróżujących do tego samego miejsca w celach związanych z działalnością firmy. wnioski o spotkania lub grupowe podróże służbowe należy przesyłać do asystentki dz, gdy wymagane są umowy dotyczące linii lotniczych, hoteli/centrów konferencyjnych i dostawców usług w zakresie transportu naziemnego. 3.12. wizyta w innych zakładach hfg odwiedzając zakłady hfg, należy postępować zgodnie ze szczegółowymi wskazówkami poniżej: • gospodarz zamawia i opłaca taksówki • hotele mają być rezerwowane przez biuro podróży/ asystentkę dz gospodarza i opłacane przez gościa/ firmę • lot i wynajem samochodu rezerwowane są przez biuro podroży/ asystentkę dz i opłacane przez gościa/ firmę 3.13. wizy • wszystkie wnioski dotyczące wiz powinny być realizowane za pośrednictwem asystentki dz. • przed skierowaniem zapytania do asystentki dz należy sprawdzić, czy pracownik ma paszport z okresem ważności przynajmniej 6 miesięcy lub zgodnie z wymogami kraju przeznaczenia. • wymagania dotyczące otrzymania wiz powinny być planowane z wyprzedzeniem. koszty procedur wizowych będą traktowane jako część kosztów podróży • w przypadku wielu krajów, aby otrzymać wizę należy w paszporcie mieć co najmniej 2 puste strony • nie należy potwierdzać rezerwacji podróży przed złożeniem wniosku wizowego i otrzymania potwierdzenia akceptacji wydania wizy. • w przypadku podróży do zjednoczonych emiratów arabskich, kuwejtu, libanu, jemenu, libii, syrii, arabii saudyjskiej, sudanu, iraku oraz iranu, bahrajnu i kataru należy się upewnić, że pracownik nie ma wbitej w paszporcie wizy izraelskiej. 3.14. świadomość kulturowa jako firma działająca w wielu krajach, spółka współpracuje z przedstawicielami różnych kultur, którzy mogą mieć różne podejście i perspektywy. poniższe linki do źródeł zewnętrznych pomogą zrozumieć i pokonywać te różnice. źródła te mogą pomóc lepiej zrozumieć, podobieństwa i różnice, a także pomóc w budowaniu jeszcze bardziej efektywnych relacji biznesowych. poniższe informacje oparte są na uznanej na całym świecie pracy holenderskiego psychologa społecznego geerta hofstede i fińskiej organizacji hofstede insights więcej informacji o modelu i narzędziach ułatwiających zrozumienie różnic kulturowych można znaleźć za pośrednictwem tych linków: https://www.hofstede-insights.com/models/national-culture/ https://www.hofstede-insights.com/product/compare-countries/ innym uznanym na arenie międzynarodowej opracowaniem na temat kultury narodowej jest trompenaars i hampden-turner. podsumowanie ich prac dotyczących różnorodności w globalnym biznesie można znaleźć poniżej: https://www.mindtools.com/blog/corporate/wp-content/uploads/sites/2/2014/09/seven-dimensions- culture.pdf więcej informacji na temat świadomości kulturowej można uzyskać od zespołu hr grupy. 3.15. media społecznościowe hilton foods ltd sp. z o.o. surowo zabrania udostępniania planów podróży służbowych na portalach społecznościowych, w tym na facebooku, instagramie i linkedin. osoby odbywające podróże mogą przesyłać plany podróży do innych osób w celu zapewniania odpowiedniej wygody i bezpieczeństwa podróży, ale informowanie o celu spotkania jest niedozwolone. należy unikać zamieszczania negatywnych „recenzji” lub komentarzy na temat preferowanych przez hilton foods ltd sp. z o.o. dostawców na portalach społecznościowych, takich jak facebook, twitter lub trip advisor. 4. załączniki: brak 5. dokumenty związane: hfp-fk-p01-i01_instrukcja rozliczania podróży służbowych 6. wprowadzone zmiany
|